НКО рассказали об ивент-фандрайзинге

На прошлой неделе «Друзья» собрали специалистов подопечных фондов и других приглашенных гостей в «Прямой речи», чтобы поговорить об успешном привлечении спонсоров в event-проекты и о профессиональных секретах событийного продюсирования.

Количество гостей и география — собралось более 90 слушателей, гости приехали из Воронежа, Екатеринбурга, Казани, Санкт-Петербурга — подтверждает заинтересованность аудитории в получении практических знаний и навыков, коими обладают успешные коммерческие компании.

Мы традиционно позвали двух спикеров: в этот раз ими стали основательницы бренда v confession agency (VCA) Ксения Тараканова и Юлия Чернова. Event-фандрейзинг — привычный и эффективный инструмент привлечения средств в фонды; успешные мероприятия позволяют НКО собирать существенные суммы единовременно. Организация специальных событий с привлечением партнеров, медийных лиц, релевантных гостей — не является уставной ни для одной благотворительной институции, поэтому НКО справедливо ищут внешнюю экспертизу и одновременно сами учатся профессионализму в непрофильной области. Наши спикеры предложили им свои решения.

Теория была умело разбавлена практикой — интерактивной частью семинара стал work-shop, в котором предложили поучаствовать слушателям из зала: руководствуясь советами, полученными в первой части мероприятия, те разбирали кейсы и учились грамотно презентовать свои проекты спонсорам.

Ниже мы приводим несколько ключевых тезисов из выступлений спикеров:

• Юлия Чернова отвечает в агентстве за фандрайзинг для проектов в сфере культуры, работу со спонсорами и партнерами:

— Суть win-win-стратегии в коммуникации НКО и бизнеса в том, чтобы фонд или другой организатор мероприятия четко понимал задачи компании-спонсора, даже если они не ограничиваются брендингом, визуальной представленностью. Существует целый спектр задач, которые могут быть реализованы через ваше мероприятие, определите их!

— Проект нужно упаковать в продукт, оболочку, чтобы пойти с ним к потенциальным партнерам. Сюда входит подготовка презентации, аналитика, выявление сильных сторон проекта.

— О проекте нужно говорить на языке, который понятен сотрудникам компании, в которую вы обращаетесь за финансированием. Никому не интересно безличное сообщение. Индивидуальный подход и точечное обращение — это 50% успеха.

— Разрабатывайте спонсорский проект. Четко сформулируйте возможности и их конкретную стоимость. Не забудьте про преимущества, которые получает компания в случае, если она становится спонсором.

— Называя конкретную сумму спонсорского пакета, нужно исходить из максимума — когда вы просите деньги, нужно просить сразу больше и представить, что вы сможете предложить исходя из этих средств. Все, что вы делаете по минимуму, остается мелочью, и спонсоры могут не почувствовать эффекта. Нужно играть по-крупному.

— У каждого проекта свои sales-points. Их нужно придумать, создать, они должны быть обязательно.

— Да, на красивое мероприятие тратятся деньги, но при этом у него чаще всего есть значительный измеримый результат. Ваши спонсоры дают деньги, с одной стороны, на PR, с другой — на людей, аудиторию, которых вы пригласили.

— Если у вас есть какие-то активы, например, вы — музей, и у вас есть площадка, вы должны дать своим партнерам возможность пользоваться дополнительными благами.

— Если речь идет о благотворительности, чаще всего решение принимается первыми лицами компании. Вам как организаторам нельзя недооценивать значимость программ гостеприимства, приглашений на ужины и прочих benefits. Этим людям важны привилегии – всегда приглашайте главу компании на какие-то события для первых лиц самым достойным образом. Забота о партнерах является определяющей, стройте отношения и сотрудничайте годами!

— Предоставьте возможность вашим ключевым партнерам работать с вашими базами данных, с вашей аудиторией, с вашими социальными сетями. Все это может стать частью спонсорского пакета.

— По итогам каждого проекта очень важно показывать результат сотрудничества. Финансирование получено, проект идет, деньги тратятся, а об отчете перед спонсорами в процессе часто забывают. Покажите спонсорам счастливые лица, цифры, фотоотчеты.

• Во второй части семинара партнер VCA, продюсер Ксения Тараканова рассказала о событийном продюсировании на всех его этапах (постановка целей, бюджетирование, project-менеджмент, формирование команды и многое другое), а также о собственном опыте работы с подрядчиками и celebrities:

— Когда к вам приходит в голову идея, она должна быть оформлена, потому что ваше мероприятие – это продукт. Ваше понимание мероприятия должно быть максимально конкретным. Для этого ответьте себе на ряд вопросов: что вы делаете? Для кого? Зачем? Кто ваша аудитория? Какие временные рамки вы для себя ставите? Далее определяйте объем проекта и принимайте решение, кто будет в нем участвовать.

— Определите для себя референтную модель. На что и на кого вы ориентируетесь? Кто вас окружает? На каком рынке вы играете, что происходит у конкурентов? Большая ошибка — слепое творчество, без попытки проанализировать, что происходит вокруг.

— Не забудьте о том, что сотрудники — это расходная часть, так что исходите из бюджета. Исполнителей должно быть ровно столько, сколько нужно, чтобы сделать качественный продукт.

— Тайминг проекта нужен не для того, чтобы демонстрировать его спонсорам. Это ваш рабочий инструмент, вам необходимо отслеживать ход проекта.

— Коммуникационная стратегия должна быть утверждена еще на берегу. Это работа с собственными медиа (ваш сайт или отдельный сайт проекта) и привлеченными медиа. Иногда сайт становится дополнительным источником дохода, если с него ведется продажа билетов. С учетом того, до какой аудитории вы хотите достучаться, задайте себе вопрос: через какие каналы коммуникации вы будете распространять информацию о своем мероприятии?

— Не забывайте о том, что есть социальная реклама. При вовремя поданной заявке можно получить рекламные площади.

— Guest-менеджмент — это отдельный предмет разговора. Для того, чтобы рассказать о вашем проекте, грамотно вовлекайте в свой проект лидеров мнений, влиятельных в своей среде лиц, которые смогут привести дополнительную аудиторию.

— Бюджет должен быть реалистичным. Когда у вас есть общее понимание этой суммы, ее проще разбивать по статьям.

— Всегда добавляйте в описание проекта слайд с ключевыми участниками, гостями, хедлайнерами, основными действующими лицами мероприятия.

— Не забывайте об эмоциональной составляющей: ярких фотографиях и качественных шрифтах презентации.

— Вы можете менять генерального партнера, но стратегического партнера вы выбираете раз и навсегда, основываясь на принципе общего интереса. Стратегический партнер — это крупный партнер, который много инвестирует в ваш проект, при этом являясь заинтересованным в его долгой жизни.