ENG

4 апреля 2017

НКО рассказали об ивент-фадрайзинге

На прошлой неделе «Друзья» собрали специалистов подопечных фондов и других приглашенных гостей в «Прямой речи», чтобы поговорить об успешном привлечении спонсоров в event-проекты и о профессиональных секретах событийного продюсирования.

Количество гостей и география — собралось более 90 слушателей, гости приехали из Воронежа, Екатеринбурга, Казани, Санкт-Петербурга — подтверждает заинтересованность аудитории в получении практических знаний и навыков, коими обладают успешные коммерческие компании.

Мы традиционно позвали двух спикеров: в этот раз ими стали основательницы бренда v confession agency (VCA) Ксения Тараканова и Юлия Чернова. Event-фандрайзинг — привычный и эффективный инструмент привлечения средств в фонды; успешные мероприятия позволяют НКО собирать существенные суммы единовременно. Организация специальных событий с привлечением партнеров, медийных лиц, релевантных гостей — не является уставной ни для одной благотворительной институции, поэтому НКО справедливо ищут внешнюю экспертизу и одновременно сами учатся профессионализму в непрофильной области. Наши спикеры предложили им свои решения.

Теория была умело разбавлена практикой — интерактивной частью семинара стал work-shop, в котором предложили поучаствовать слушателям из зала: руководствуясь советами, полученными в первой части мероприятия, те разбирали кейсы и учились грамотно презентовать свои проекты спонсорам.

Ниже мы приводим несколько ключевых тезисов из выступлений спикеров:

Юлия Чернова отвечает в агентстве за фандрайзинг для проектов в сфере культуры, работу со спонсорами и партнерами:

Суть win-win-стратегии в коммуникации НКО и бизнеса в том, чтобы фонд или другой организатор мероприятия четко понимал задачи компании-спонсора, даже если они не ограничиваются брендингом, визуальной представленностью. Существует целый спектр задач, которые могут быть реализованы через ваше мероприятие, определите их!

Проект нужно упаковать в продукт, оболочку, чтобы пойти с ним к потенциальным партнерам. Сюда входит подготовка презентации, аналитика, выявление сильных сторон проекта.

О проекте нужно говорить на языке, который понятен сотрудникам компании, в которую вы обращаетесь за финансированием. Никому не интересно безличное сообщение. Индивидуальный подход и точечное обращение — это 50% успеха.

Разрабатывайте спонсорский проект. Четко сформулируйте возможности и их конкретную стоимость. Не забудьте про преимущества, которые получает компания в случае, если она становится спонсором.

Называя конкретную сумму спонсорского пакета, нужно исходить из максимума — когда вы просите деньги, нужно просить сразу больше и представить, что вы сможете предложить исходя из этих средств. Все, что вы делаете по минимуму, остается мелочью, и спонсоры могут не почувствовать эффекта. Нужно играть по-крупному.

У каждого проекта свои sales-points. Их нужно придумать, создать, они должны быть обязательно.

Да, на красивое мероприятие тратятся деньги, но при этом у него чаще всего есть значительный измеримый результат. Ваши спонсоры дают деньги, с одной стороны, на PR, с другой — на людей, аудиторию, которых вы пригласили.

Если у вас есть какие-то активы, например, вы — музей, и у вас есть площадка, вы должны дать своим партнерам возможность пользоваться дополнительными благами.

Если речь идет о благотворительности, чаще всего решение принимается первыми лицами компании. Вам как организаторам нельзя недооценивать значимость программ гостеприимства, приглашений на ужины и прочих benefits. Этим людям важны привилегии – всегда приглашайте главу компании на какие-то события для первых лиц самым достойным образом. Забота о партнерах является определяющей, стройте отношения и сотрудничайте годами!

Предоставьте возможность вашим ключевым партнерам работать с вашими базами данных, с вашей аудиторией, с вашими социальными сетями. Все это может стать частью спонсорского пакета.

По итогам каждого проекта очень важно показывать результат сотрудничества. Финансирование получено, проект идет, деньги тратятся, а об отчете перед спонсорами в процессе часто забывают. Покажите спонсорам счастливые лица, цифры, фотоотчеты.

Во второй части семинара партнер VCA, продюсер Ксения Тараканова рассказала о событийном продюсировании на всех его этапах (постановка целей, бюджетирование, project-менеджмент, формирование команды и многое другое), а также о собственном опыте работы с подрядчиками и celebrities:

Когда к вам приходит в голову идея, она должна быть оформлена, потому что ваше мероприятие – это продукт. Ваше понимание мероприятия должно быть максимально конкретным. Для этого ответьте себе на ряд вопросов: что вы делаете? Для кого? Зачем? Кто ваша аудитория? Какие временные рамки вы для себя ставите? Далее определяйте объем проекта и принимайте решение, кто будет в нем участвовать.

Определите для себя референтную модель. На что и на кого вы ориентируетесь? Кто вас окружает? На каком рынке вы играете, что происходит у конкурентов? Большая ошибка — слепое творчество, без попытки проанализировать, что происходит вокруг.

Не забудьте о том, что сотрудники — это расходная часть, так что исходите из бюджета. Исполнителей должно быть ровно столько, сколько нужно, чтобы сделать качественный продукт.

Тайминг проекта нужен не для того, чтобы демонстрировать его спонсорам. Это ваш рабочий инструмент, вам необходимо отслеживать ход проекта.

Коммуникационная стратегия должна быть утверждена еще на берегу. Это работа с собственными медиа (ваш сайт или отдельный сайт проекта) и привлеченными медиа. Иногда сайт становится дополнительным источником дохода, если с него ведется продажа билетов. С учетом того, до какой аудитории вы хотите достучаться, задайте себе вопрос: через какие каналы коммуникации вы будете распространять информацию о своем мероприятии?

Не забывайте о том, что есть социальная реклама. При вовремя поданной заявке можно получить рекламные площади.

Guest-менеджмент — это отдельный предмет разговора. Для того, чтобы рассказать о вашем проекте, грамотно вовлекайте в свой проект лидеров мнений, влиятельных в своей среде лиц, которые смогут привести дополнительную аудиторию.

Бюджет должен быть реалистичным. Когда у вас есть общее понимание этой суммы, ее проще разбивать по статьям.

Всегда добавляйте в описание проекта слайд с ключевыми участниками, гостями, хедлайнерами, основными действующими лицами мероприятия.

Не забывайте об эмоциональной составляющей: ярких фотографиях и качественных шрифтах презентации.

Вы можете менять генерального партнера, но стратегического партнера вы выбираете раз и навсегда, основываясь на принципе общего интереса. Стратегический партнер — это крупный партнер, который много инвестирует в ваш проект, при этом являясь заинтересованным в его долгой жизни.

Не тот богат, который отсчитывает деньги, чтоб спрятать их в сундук, а тот, который отсчитывает у себя лишнее, чтоб помочь тому, у кого нет нужного.

— Денис Фонвизин